时间管理｜实战手册【航海精华】

一、时间管理是什么？ @车纯纯

1.1 时间管理的重要性和应用场景

在开始这趟时间管理之旅前，我想请你先来回答三个问题：

第一：你的余生还有多少奋斗的时间？

第二：你现在的时薪是多少？

第三：你期望的时薪是多少？你希望什么时候能达到？

对于第一个问题，算法很简单，用你希望退休的，减去你现在的年龄，再乘以 1/3（其他的 1/3 用来睡觉，1/3 用来吃喝拉撒娱乐等事项）。如果你今年 30 岁，退休的年龄是 60 岁，那么你实际能用来奋斗的时间就是（60-30）*1/3，也就是 10 年。

怎么样，比你想象的多还是少呢？

第二个问题，你现在的时薪是多少，也很简单，如果你有一份全职的工作，就用你的收入除以（ 21 天 * 8 小时），如果你是创业者或者自由职业者，就用你的收入除以（ 30 * 10 ），创业或自由职业者的工作时间，一定是比正常上班要多得多的，由此带来的回报也相应会更大。

这里有一张《各级收入人群时薪》的图片，你可以作为参考。

第三个问题，你的时薪达到了你的期望值吗，如果没有达到的话，你希望的数值是多少，你准备以多快的速度达到呢？

哦，对了，这里我们只计算了赚钱的时间，但没有算花钱的时间。实际上，我们用退休前 1/3 的时间赚的钱，要养活自己另外 2/3 的生活，以及退休后直到离开的生活，这还没有包括我们的孩子、父母等需要照顾的家人。

相信你已经感受到了，虽然“死亡”距离我们还很遥远，但留给年富力强的我们努力奋斗的时间，实在不算多。

如今，一提到赚钱、变现，大家第一反应就是要找机会、找风口、找资源，但却忘记了这些外部要素可以无限多，赚钱的方法千千万，但每个人一天还是只有 24 小时，一生也不过百年。

如果没有管理好时间这个唯一人人平等的资源，没有关注提升自己的时薪，而是忙乱中将珍贵的时间随意地花在各种各样的杂事中，最终不但浪费了时间，也很难真正收获到成果。

人从出生的那一刻起，就生活在时间的河流中，无法截断也不能退出，做任何事情都要花时间。唯一的办法就是静下心来，按照工作、生活、家庭等板块，用心管理好自己的时间，实现自己各阶段的目标，活出自己想要的人生。

1.2 时间管理的常见误区

误区一：认为时间管理，顾名思义就是管理好时间

当我们静下心来想一想，就会发现时间有四个主要特征：

第一，不管你愿不愿意，它一直在流逝。

第二，没有任何人能够人为控制它。

第三，一生当中无论我们做什么事情，都需要花时间。

第四，所有过去的时间，过去就过去了，永远不能复返。

这么一分析，我们就能发现，时间根本不可能被管理。好消息是，时间也是这个世界上唯一真正平等的资源。即便是一个亿万富豪，想拥有好的身材，也需要花时间到健身房里去挥汗如雨。所以，时间管理管的并不是时间，而是自己。通过管理自己，更好地去利用时间，完成自己想做的事情。

误区二：觉得时间管理要从做计划开始

回想一下，你是否有这样的经历，明明做了一份图中左边这样很完美的计划，然而每天重复的现实却是右边这样的。更可怕的是，这样的循环不断地出现在你的生活当中，让你逐渐地失去了信心，觉得自己实在是没有办法成为一个自律高效的人。

为什么看似完美的计划往往行不通呢？底层的原因是惯性的力量在指引着我们。

研究发现，一个人一天当中 95% 以上的行为都来自于惯性。我们所看到的那些高效人士所谓的自律只是一个表象，实际他们早已经习惯这么做了。妄想用一天就能达成别人花了一年甚至几年的时间养成的习惯，当然是不可能的。如果想要改变，只能逐步优化自己的时间分配，这也是那些长期高效自律的人真正在使用的办法。

之前网络上就有一张时间管理表格，这张表的主人是清华的特等奖学霸马东涵。上面从周一到周日，从早上 6 点到晚上 1 点写的满满当当。第一眼看过去往往都以为这是一张计划表，但她后来澄清了这其实是一张记录表。

通过记录来逐步优化自己的时间分配，才是开启时间管理的正确姿势。

这个方法的源头是著名的时间管理大师柳比歇夫，他一生当中完成了 70 多部专著， 12500 页的论文，自学了 3 门外语，收集了 13000 只的地蚤标本，留下了大量的通信回忆录，不仅如此，他一天还有时间睡 10 个小时。

听完之后是不是内心大受震撼？对比一下普通人和高手的时间管理方式就可以看出，普通人的常规操作是先计划再执行，但因为缺乏记录和反馈，没做几天也就忘记这回事了。

而高手则是先记录自己真实的时间使用情况，再通过复盘，从中找出可以优化的部分，设定计划并且执行，提升自己的时间使用效率。并且把自己的执行情况再一次记录下来，重新复盘，优化执行。如此反复。

而高手中的高手柳比歇夫，坚持了整整 56 年。所以即使看起来才华横溢、天资聪颖的人，也需要在时间管理上下苦功夫，才能取得杰出的成就。普通人更是要按照记录、复盘、计划、执行。如此反复的坚持，日拱一卒，才能真正的管理好自己的时间，创造属于自己的价值。

想要更好地理解这一点，可以把人生想象成一条河流。从出生的那一刻起就开始不停地向前奔腾。当我们想要发生改变的时候，没有人能够把长江直接搬到黄河。能落地的做法是，先知道自己当前在哪，再沿着自己期望的方向，耐心地修建新的河道。所以，忘掉那些不靠谱的计划，正确的时间管理，要从记录和复盘开始。

误区三：认为计划中断 = 不自律

这几年各种各样的打卡盛行，而众多打卡比较一致的特征就是一天都不能落。所以在大家眼中，高手就是那些每天都锻炼，每天都读书的人。但事实真的是这样吗？

高手也只是一个活生生的人而已，他也会有紧急的事，也会有身体不舒服的时候。除了非常极少数真的能够排除万难，做到每天坚持一件事的人以外，大部分的人其实都不具备这样的条件和能力。所以，拉开我们跟高手距离的，其实是我们对自律这件事的认知。

普通人辛辛苦苦地坚持了 7 天，第 8 天因为一些事情没能坚持，马上产生了极其强烈的愧疚和自责，然后就放弃了。但一个高手遇到这样的问题，会先坦然地面对现实，然后第二天继续行动起来。从长远来看，断断续续的积累，远好过于短期冲刺式的坚持。

要想生动地理解这个概念，我们可以想，每坚持做一次，就相当于往家里搬了一块金砖，即使第二天你没做，前一天搬的金砖也不会跑掉，对吧？所以中断很正常，更重要的是要继续开始。因为我们的每一次努力都不会白费，它们会沉淀下来，成为只属于我们自己的财富。

所以，不要再执拗于连续打卡了，做时间管理，积累比连续更重要。

二、时间如何分配

💡时间管理的第一步，就是先清楚地了解我们目前的时间都花在了哪里。因此我们用「记录」和「复盘」的方法，帮助大家更好地了解自己的事项和所用时间。

另外，在本节你也会看到经典的「时间管理四象限分配法」和圈友 @车纯的高效人生的「NOW 主义时间三分法」，尝试把 24 小时看做完整的一天，把工作、生活、娱乐等所有我们花时间做的事，都罗列出来进行整体的合理规划。

记录的方式，你可以借助我们推荐的手机 App，也可以使用 Excel 表格。现在开始，记录下来你每天的事项和所用时间吧。

2.1 为什么要进行时间分配 @车纯纯

首先，我们一起来看看笨笨和大明的故事。

笨笨和大明是同期入职的同事，笨笨单身，大明已婚，有个可爱的 3 岁女儿。在公司里两个人的工位是紧挨着，工作内容也差不多。但大明用了不到一年的时间就完成了升职加薪，而且每天都神采奕奕的。反观笨笨，每天都在辛苦地加班，但好像忙忙碌碌，却没有什么成果。

两个人只隔了半米，每天却好像生活在完全不同的世界里。这是怎么一回事呢？我们来看看两个人上班的一天都是如何度过的。

笨笨的一天是这样的：

我特别忙，天天要加班；

我根本没时间运动和学习；

好不容易到了晚上，感觉终于是自己的时间了，所以经常一刷手机就刷到了两三点；

我住的离公司又远，往路上就浪费了两三个小时。

你看，我根本只有工作，没有生活。总结一句话就是作为弱小可怜又无助的社畜，我可真是太惨了。

我们把笨笨一天 24 小时分配进行可视化，就会发现他只睡了 5 个小时，一天三顿饭可能平均只有 10 分钟，用在刷手机的时间上，却足足有 7 个小时，因为白天的 8 小时工作时间内很低效，又只好再低效加班 3 小时。

同样的，一天 24 个小时，我们来看大明：

我每天都会保证基础 7 个小时的睡眠；

一天 8 小时的工作，我很难保证从头到尾都全神贯注，但一般只要有 60%- 70% 的时间，也就是 5 个小时左右的专注时间就够了；

我几乎不加班，业余的时间我会用心陪伴家人学习和运动；

上下班的路上，我会学习提前计划好的课程；

我觉得休息和娱乐都很重要，会主动安排。

总的来说，我觉得工作和生活都挺好的。人生遇到问题很正常，勇敢面对，解决它或者接纳它就好了。

我们来看看大明一天 24 小时的分配。睡眠 7 小时很充足；每顿饭平均 20 分钟，很悠闲；除了清洁之外，还有一个小时的休息时间；学习时间和通勤时间合并为 2 个小时；抽空运动 30 分钟；陪伴家人 2 小时；还有 2 个小时的主动娱乐时间。

当然了，能做到这些，更重要的是因为他在 8 个小时内高效工作，没有让工作的时间溢出，占用其他事项的时间。

对照一下，你现在是笨笨还是大明？

你也想像大明一样高效工作，愉快生活吗，那让我们一起开始吧～

2.2 从记录和复盘开始时间管理 @车纯纯

2.2.1 记录

首先第一步：记录。在《奇特的一生》这本书当中，我们可以看到柳比歇夫记录时间的方式非常详细。

这样的传统记录很有效，但工作量大，难以坚持。为了更高效地记录，我找到了一款软件，叫做块时间 App 。块时间 App 在安卓和苹果平台有不同的名字，安卓的平台叫「块时间」，苹果平台有两个版本，免费版叫「时间块青春版」，收费版叫「时间块」。收费版的色块可以显示标签的名称，并且可以设置二级的分类标签，大家按需下载即可。下面这张图就是安卓版本的使用界面。

块时间的使用方式非常简单，我们先在右侧栏当中列出我们常做的事件分类，选中左边需要标记的时间模块，再在右侧的对应色块上轻轻点一下，就可以完成记录了。

一开始建议大家选择 30 分钟的颗粒度，然后再逐步过渡到更精确的 15 分钟颗粒度。大家熟悉的企业家俞敏洪和王健林，其时间颗粒度也都是在 15 分钟左右。

关于记录时间本身需要花费的时间，请放心，在这个便捷工具的协助下，每天最多不超过 10 分钟。

可能有人会想：这也太事无巨细了吧，而且我根本不记得我这一天干了什么。怎么办？

这里，我们就要上第二个工具了，也就是我们手机里的闹钟。在第一天做记录的时候，请你和我们一起玩一个游戏：为你起床之后的时间，每整点定一个闹钟，一直定到睡觉之前。听起来是不是很疯狂？没错，这个游戏就叫做「疯狂的闹钟」。

因为我们对时间流失的主观感受往往跟客观是不同的，比如玩游戏的时候会觉得时间过得很快，但做一件很不喜欢的事情时，又会觉得时间太慢了。这样一天体验下来，首先我们能精准地知道自己每个小时都干了什么，不会再有“我很忙，却好像没做什么”的认知失调；其次，每个小时的准点闹铃，也能培养我们对时间的敏感度，校正一下主观中对时间流逝的感知。

这里特别要强调一下，对一刷手机就停不下来的朋友，「疯狂的闹钟」有奇效。原理也很简单，一旦你意识到自己在肆无忌惮地浪费时间，就不会愿意再继续浪费下去了。

块时间 app 搭配「疯狂的闹钟」，我们就可以轻松地记录自己一天到底做了什么。「疯狂的闹钟」只需体验一天就好了，块时间 app 我建议大家至少持续记录一整周。这样，我们日常工作和生活中会发生的每一件事，具体花了多长时间，以及各项任务到底为什么没完成，就会一目了然了。

你会发现一天的时间真的比我们想象的还要不禁用，但当你真正用心去管理和安排的时候，又会大大提升时间的使用效率，这就是时间管理的神奇之处。

2.2.2 复盘

如果人是一条河流，记录让我们知道了我们身在何处，下一步就是要去做复盘了。

常见的复盘格式有很多，比如女孩子喜欢的贴纸手账、非常流行的九宫格晨间日记等。但它们的统一特点是太复杂，填完一份至少得花小半个小时，很难坚持。

那么，如何优化复盘的模式呢？我们要从“复盘到底盘什么”这个问题出发来思考，复盘最主要的目的有三个：

•今天的成果

•明天的计划

•今日的反思

回答了这三个问题，就可以快速清晰地对自己的一天进行全面审视了。

今天开始，我们就可以参考这个模式来做日复盘的打卡。第一次上手可能需要 10 分钟，但只要熟悉了这这个结构， 5 分钟左右就能完成一份全面、详细、有反思、有指导的日复盘&日计划。

（日复盘举例）

上面这个例子，在模板的基础上又对每件事情所用的时间进行了具体的标注，可以为之后的事项计划做指导。

做一天的复盘可能没什么大不了的，但如果坚持一周，你就会对这周做了哪些事情，获得了哪些成果了如指掌，再也不会觉得时间都荒废了。如果坚持一个月，你就会得到一份详尽的月复盘表，一个月的行动收获近在眼底。

如果坚持 10 年，我们就能清楚地看见自己的成长脉络。这是我每一年的年度复盘和计划表，我很清晰地知道自己每一年都做了哪些事情，有哪些进步和需要提升的地方，并且对于新一年的计划有清晰的目标和落地。坦白地说，这样的生活有计划，有成果、有期待，感觉真的好极了。

每个人的人生都有自己独特的方向，而复盘让我们知道哪里需要改进，让我们逐渐变成更好的自己。这就是复盘的意义。

相信你已经开始关注自己当前时间安排的习惯了，那么记录和复盘这两件事也请一定要坚持下来。你会对自己的时间安排越来越了解，从而越来越有自信做好时间管理。那么按照记录、复盘、计划、执行的模型，接下来，我们一起看看如何做计划，才能提升时间效率吧。

2.3 时间分配方法

💡每个人每天的时间都是相同的，都是 24 小时，但因为分配的不同，导致了结果的不同。

可见，高效人士跟普通人士唯一的区别，就在于他们知道如何更好地规划和利用自己的时间，既能取得工作成果，又能享受生活。既然如此，我们就要解决一个核心问题：如何分配我们一天的 24 个小时。

本小节将会带大家认识三个不同的时间分配方法，大家根据自己的情况，选择适合自己的方法。

2.3.1 愿意度分配法@卓卓子是我🎈

把每天要做的事情分为这几类：想做，不想做以及不得不做。

对于要做的事情，不管是工作还是学习，可以在手机的提醒事项或者备忘录里写上我要做的几件事。

其中包含了我应该要做的、我不太想做的、我不得不做的等等…然后在接下来的一天，根据自己的心情来安排这些事情：

举个例子：上午到了公司，神采奕奕又能量满满，我可能就会选择做产品规划或是写方案这种需要深度思考，且利用大段时间的工作；

下午昏昏欲睡，没什么精神，就处理一下工作的消息，回复一下邮件，又或者是和开发对齐一下当前工作的进度，整理一下需求表，这类工作通常碎而不难，但却占到了工作的很大一部分；

偶尔在上下班的路途上，可能会有那么一瞬间的灵光乍现，可能是一个想表达的话题、一段想说的观点等等…这个时候我就会打开备忘录，语音转文字把那一刹难的灵感先记录下来，用作日后的内容素材。

可能也有小伙伴会说，那在大段时间里，一直被打扰，怎么办？我的经验是：主动出击。

如果你的领导掌控欲很强，提前跟他约好时间手头项目或工作的进度汇报；

如果你总有那么几个同事喜欢在工作的时候过来打扰你，提前询问他们上午是否有需要协助的工作

……

把时间的主动权把握在自己手里，提前约定别人的时间绕开你需要集中注意的时间段，工作昵称备注 xx:xx-xx:xx（即某一段时间）可联系，如无意外你被打扰的情况会至少减少一半。

我们不要限制自己在什么时候要做什么事情，而是给自己充分的自由度，告诉大脑：今天就这么几件事要做完，怎么做什么时候做，你自己定。

这样的好处就是你既不会在拧巴的时候干你不想做的事情，也不会因为错过了要做这件事情的时间而感到沮丧影响接下来一天的能量。

内容来源：6 月 8 日 《顺应人性的时间管理方法》@卓卓子是我🎈

2.3.2 时间管理四象限分配法 @车纯纯

相信你的脑海里已经浮现出了一个非常经典的工具：时间管理四象限。这个工具有多普及？几乎所有人的时间管理启蒙都是从它开始的。

时间管理四象限按照重要和紧急两个维度，把我们常做的事情放到了四个象限当中，并且给出了具体的建议。

重要及紧急的事情马上去做，重要不紧急的事情制定计划做，不重要但紧急的事情，授权别人去做，不重要也不紧急的事最好不做。

2.3.3 NOW 主义时间三分法 @车纯纯

以上这个经典的时间分配方法，相信很多小伙伴在用了，也有一定的成效。也有小伙伴会觉得对自己的四象限管理比较困难，比如无法很好地分轻重缓急，或者事项总在增多等等。那么也可以尝试圈友 @车纯的高效人生 的分配方法：NOW 主义时间三分法。

首先，时间管理四象限是以事件为标准的，使用的过程中，很容易发现这四个象限永远可以往里面填无穷无尽的事情。然而事件无限，时间却是有限的。每个人每天只有 24 个小时，如果列事项的时候没有考虑到这一点，很容易列很多其实没时间去做的事。

其次，读书、运动都属于重要不紧急的事。但不紧急这个说法给大家的感觉就是今天不做没关系，慢慢的就变成每天都不做，甚至再也就没做过了，相信大家应该都有这样的经历。

第三，娱乐和放松都被划到不重要也不紧急的事情当中。但这恰恰就是人的天性。想一想，几乎每个人都可以一天不读书，但他绝对不可能一天不玩手机。

最后，不重要但紧急的事，时间管理四象限建议我们授权别人去做，但并不是每个人都有这个条件，而且很多事情别人也真的无法代劳。

在下图中我列出了职场人士的一天，你会发现这其中称得上重要紧急的事情，几乎都是发生在上班的场景里。长此以往，你会发现，我们吃饭为工作让路，娱乐为工作让路，睡觉为工作让路，休息为工作让路。最后导致的结果就是工作不断占领越来越多的时间，大家变得越来越焦虑，也越来越疲惫。

所以时间管理四象限是个非常棒的方法，但它比较适合只用来管理和工作相关的事项。在今天这个工作和生活边界越来越模糊的时代，只使用时间管理四象限，容易让我们把工作和生活对立起来，两边互相抢夺时间，造成焦虑内耗。

当我发现这一点之后，我就换了一个思路。我想，与其去纠结永远做不完的事情，不如从有限的时间出发，认真地盘点一下，我们一天的 24 个小时到底都用来做什么了。

不列不知道，一列吓一跳。我们一天当中要刷牙、洗脸、吃饭、通勤、上班、午休、刷手机，也许还要运动、看书、见朋友、和家人聊天，以及做自己感兴趣的事情。按照这个思路，我们把一天 24 个小时按照用途，其实可以归为三类：

第一类：睡觉、饮食、清洁、休息，这些是我们生存的基础，叫做基础时间。

第二类：学习、运动、娱乐、爱好，这些是让我们身体和精神得以充电的时间，叫做蓄能时间。

第三类：我们的主要工作、副业、做公益，本质上都是在创造价值，所以叫做创造时间。

而人毕竟是社会性动物，还有一些需要与他人合作的事情，在基础部分是关爱家庭，在蓄能部分是建立人际关系，在创造部分是与人合作。

我将这种时间分类的方法命名为 NOW 主义时间三分法：基础时间是生而为人的必须；蓄能时间是为身体和精神充电；创造时间是创造价值，与社会交换。这样的分类还能帮助我们更清楚地认识到每件事情的价值，避免无意义的精神内耗。

比如休息是属于基础时间，其实它是人的基本需要。不要为了自己想休息而感到焦虑或者羞耻，也不要为了其他的事情而拼命压榨自己的休息时间。

家庭是人的情感根基，无论是谁都需要花时间在家庭上，这是一个底层的精神需求，也是一个人幸福的根源，不是一句很忙没时间就能骗过自己的。

娱乐真的是被大家误解最多的事情。主动娱乐是健康正向的，也是人非常基本的需求。所以不要因为刷短视频而感到愧疚，你可以主动安排每天刷多长时间的短视频，在这个时间里面充分去享受这种快乐。

从下面这个表当中你可以清晰地看到，工作只是人生的一部分，不能也不应该肆意侵占其他事项的时间。

接下来问题来了，基础、蓄能和创造从时间管理的角度出发，为这 3 项的重要性排序，你会怎么排？

可能很多圈友下意识地就选择了 “创造时间” ，因为这个时间是用来工作赚钱的，赚钱难道不是最重要的事吗？

但其实，我们要赚钱，首先得有一个健康的精力充沛的身体以及身心健康的状态，所以基础时间做的事，吃饭、睡觉、清洁和家庭，才是我们最基本的生存需要，才是真正最重要的。

而第二重要的其实是蓄能时间，因为到了创造时间，你已经必须要直接拿出成果了。没有一个老板在招人的时候，是想让你在他那里学习，他们希望你能够直接给公司创造价值。但很多人现实中，却忽略了专门安排时间学习、运动，给自己充电，不断提升专业技能的重要性。

所以现实当中我们常常会看到，一个人在工作 5 年之后，他的身体很疲惫，知识储量几近枯竭，很难支撑他下一步在职场当中的发展。这就是因为弄错了这三者的重要性的排序，从基础到蓄能到创造，这是一个赋能的过程，反过来则是一个反馈的过程。

一个高效能人士的一天必然是符合这样的安排。然而我们往往只能看到外界的部分结果，误以为他所有的精力都用来工作。

我们再来看看前面笨笨和大明的例子，他们俩为什么会有如此不同的状态。这时候答案就显而易见了：笨笨的基础时间太少了，所以他没有办法维持一个好的精力，而他的蓄能时间又都是非常单一的，娱乐低效工作更是占据了他太多的时间。

但是大明有足够的基础时间让他精力充沛，而蓄能时间也安排得丰富多彩，工作时间牢牢地控制在 8 小时之内。相信这样大明即便偶尔加班，也能够很快的自我调整，回到自己满意的工作和生活平衡的模式。

这里我也给大家准备了一些不同情况下时间分配的参考。比如同为高效的职场人士、单身人士和已婚人士，在基础时间的大部分以及创造时间方面是不会有太大的差别的。关键在于蓄能时间的安排，单身人士会用更多的时间来发展自己的社交爱好。对于已婚人士来讲，这个时间可能有一部分给了家庭。

同样的，作为创业者，创造时间比 8 小时再多出 3 个小时也是非常正常的。但不管创业多忙，都一定要留时间陪伴家人。缺失了亲密关系的人生，赚再多钱都难以获得真正的幸福。高效的学生通常也要比别人花更多的时间用来学习，此外还会安排圈友社交以及娱乐等等。

再来看看全职父母这个群体，他们大部分的时间都花在经营家庭上了。我特别列出了基础部分的购物 1 小时，这也属于全职父母在家非常重要的一项工作。对比来看，在做兼职的宝爸宝妈，为了能有足够的工作时间和学习时间，也许会和家人协调，将家务时间缩短，也会主动减少自己的娱乐时间。

这里的每一张高效人士时间表的背后，都是一个用心努力经营着自己工作和生活的人。

每一个人一天都是 24 个小时，当我们处在人生的不同阶段，我们的分配比例会有所不同，这些都是非常正常的，关键在于有觉知地主动去安排和协调。

2.4 【练习】开启时间记录与优化分配 @车纯纯

现在，我们已经了解了如何记录和复盘，也知道了时间分配的方法，那么现在就可以行动起来，做一个自己的时间日志啦，从记录和复盘开始时间管理。

第一步：时间记录

你可以下载块时间 App 来辅助记录，也可以用工具包里的时间日志表格来进行记录，方便后续整体复盘。时间日志模板下载：《时间管理 | 实战工具包》

时间日志表格模板概览：

第二步：优化时间分配

时间日志做好之后，结合记录的内容，我们可以完成下面这个小练习，开启时间分配的初步优化：

💡模板

第一步：我一天的 24 小时，按照【基础 – 蓄能 – 创造】进行划分，会包括以下事项：

1、基础：

2、蓄能：

3、创造：

第二步：我的时间分配，可以这样优化：

1、

2、

3、

给自己的一句话加持 / 鼓励：

参考案例：

我一天的 24 小时，按照【基础 – 蓄能 – 创造】进行划分，会包括以下事项：

1、基础：睡眠、饮食、清洁、休息、通勤、打扫、化妆、和妈妈通话

2、蓄能：读书、散步、拉伸、看漫画、刷微博、链接朋友

3、创造：规划、IP、引流、产品、内容、运营

我的时间分配，可以这样优化：

1、人际方面时间分配较少，开始每天上午 11:30 – 12:00 之间，链接一个朋友

2、睡眠时间从 12：00 调整到 11：30

3、固定早上起床后到 10 点为输出时间

给自己的一句话加持 / 鼓励：慢慢来，比较快

你也可以在工具包的表格中 – 第二个子表格找到该模板，下载使用：《时间管理 | 实战工具包》

三、创造时间的规划 @车纯纯

💡我们第一个要学习规划的就是创造时间。

在我们每个人当前的生活当中，其实花费时间最多的并不是睡眠，而是创造。有没有发现大部分人的工作，都已经从 8 小时溢出，开始蔓延到生活的方方面面了。

因此我们可以看到，创造时间对大家来说是花费时间最多的模块，而且工作的时间和效率是大家普遍苦恼的问题。如何提高我们的工作效率，真的是一个非常非常重要的课题。

如果先规划基础时间和蓄能时间，可能你总会想，自己是没有时间去实施的。但当你把创造时间先规划好，再去进行蓄能时间和基础时间的规划时，压力是不是就更小了？

高效的工作规划分为 5 步：列出任务，估计时间，预留机动，排序分配，检查回顾。

直接这么一听，可能你有点懵。不要担心，接下来就会展开讲讲每个步骤是怎么做的，你会发现其实每一个步骤都在针对性解决我们工作效率的卡点。

3.1 高效的工作规划方法

3.1.1 第一步：列出任务

有些朋友对于列任务有个误区，就是想到什么就写什么，这样的方法很容易遗漏工作计划。而更清晰的方法是按照分类来罗列。比如我们日常的工作主要有 4 种。

•每日常规性的任务；

•今日计划要做的工作；

•昨天没有完成，推到今天的工作；

•今日新增的工作。

这样分门别类地把待办事项罗列进去，就不会担心遗漏了。

3.1.2 第二步：估计时间

已经列出了待办事项，但是我们一天只有 24 小时，那如何判断工作需要的时间呢？

大家有没有这种感觉：有时候觉得今天只有 2 项任务太好了，结果一天结束，发现时间都用光了，也就只做了这 2 件事。这到底是怎么一回事？

时间管理领域里有一个著名的帕金森定律，它指的是「工作会自动膨胀，直到占满你所有的时间」。这个定律给我们的启发是，我们预留的时间越多，我们需要的时间也就越多，所以多预留时间会降低我们的工作效率。

不过别担心，通过前面记录和复盘的步骤，我们就可以逐渐精准地预估自己独立完成一些重复型工作的时间了。比如我每天会花 5 分钟进行日复盘，写一篇 2000 字的文章大概需要 2 个小时，阅读一本熟悉主题书籍的速度大概是 3 万字 / 小时。

有了基于复盘的精准预判，我们就不会留太多的时间给自己，也就不会在不知不觉中浪费时间了。

3.1.3 第三步：预留机动

大家一定都碰到过这种情况：工作中除了可以预估的常规任务，还经常会遇到新任务。

在常规任务上：即使做了万全的准备，结果刚开始第一步就出了些问题，导致后面又花了很多时间，补救计划全部都被打乱了。

在新任务上：接二连三的新任务不停地打乱原计划，导致最后一半的计划都没有完成。

这两种情况该怎么办呢？我们需要了解另一个可以运用在时间管理领域的定律：墨菲定律。

它指的是事情如果有变化的可能，不管这种可能性有多小，它总会发生。也就是说只要我们碰到不熟悉的任务，想得再周到都会出错。所以，碰到新任务、不熟悉的任务或者需要新技术时，一定要给自己多留一些时间。

比如，我自己就会提前预留 3 到 5 倍的时间，而且我不会花太多时间在初期准备上，因为未来是未知的，我会先开始边做边调整。

可能有些人会认为预留 3 到 5 倍的时间太多了。其实如果能够用 1 到 2 倍的时间就完成，当然是最好不过了，但为了确保我们能够预判未知的风险， 3 到 5 倍的时间是比较合理的。

另外，每天可以留出 40% 的时间给到意外事件。比如如果工作 8 小时，我就会预留 2 到 3 个小时的空余，先不急着安排。如果那天很幸运的没有遇到突发事件，那我就可以将原本计划第二天做的事情提前，或者用这段时间来学习，提升自己。

所以说，计划并不是排得越满越高效，用预留机动时间的方式，留出应对突发、未知事件的盈余时间，能让我们做到心中有数，更加从容不迫。

3.1.4 第四步：排序分配@车纯的高效人生@ T_T

我们先来看碰到的问题：每天本来就有常规任务，还有许多新增任务放在一起，经常不知道该先做哪件事，怎么办？

很简单，三步走：先排时间，再排重要程度，最后根据预估的时间安排进日程中。

举个例子：我今天的工作一共有 5 项，分别是早上 7 点发营销日历，制作给客户的提案，撰写一篇业务文章，搞一个新项目的营销方案下午 1 点和 B 客户通电话。因为时间是硬性条件，所以我会把固定时间的事情先排列出来，分别是 7 点发营销日历和 1 点到 1 点半和 B 客户通电话。

剩下的三件事，我按照重要程度排序为 A1、 A2 和 A3。我预估 A1 需要 3 个小时， A2 需要 1.5 个小时， A3 需要 1 个小时。 A1 是最重要的，所以我把它排在上午 9 点到 12 点的时间，接下来 1 点半到 3 点的时间完成 A2， 3 点到 4 点的时间完成 A3 。

排好这些事情之后，我们可能还要应对一些新增的事项。例如一些突发的紧急情况、计划外的紧急事件或者对我们产生内外干扰，却又不那么重要或紧急的事件。

这里要特别注意，有些的新增事项不一定非要自己做。如果判断不是自己的事情，可以果断地拒绝；如果判断可以授权他人去做，那就分出去。

对于需要自己做的， 2 分钟能完成，顺手就把它做了。2 分钟如果完不成，就把它放入事项清单，和其他事项一起比较，看看需要立即做，还是安排其他时间做。

综上所述，我们可以把工作中不同的事件分为：A / B / C 类来看

•A 类事件：我们确定必须自己亲自执行的重要事件，是已安排的计划内事件，包括重要紧急和重要不紧急的事件。

•B 类事件：突发的紧急情况，计划外的紧急事件

•C 类事件：其他时间，对我们造成内外产生干扰，却又不那么重要或者紧急的事件

把事项分类好后我们要坚持处理事项的顺序，参考如下原则：

首先保证 A 类事项被执行，记录推迟或委托 B 类事件，能不自己干的尽量找人干，C 类事情不做，只做文字记录。

我们第二个重要的意识形态，每天要确保 A 类事件（要事）在高能量时间段去执行，即高能要事。

一个人每天的效率高峰值通常在早上醒来的时间段内，一般 2-3 小时，我个人的话 一般早上 9 点开始 1-2 小时，下午 2 点后 1-2 小时，是精力最能集中的时间段，如果紧急程度都差不多的话，我会把 A 类里面最难的事项安排在这些时间段里面，如果是紧急事情，优先处理紧急事项。

但有没有一种可能，就是两个任务，我分辨不出来它的优先级？其实从来没有两个任务会有相同的优先级。只要放在一起比较，总有一个更重要。只要你能把当天要做的事情都列出来，应该先做什么后做什么，结果就一目了然了。

大家可以根据自身的高能时刻做调整。有的人深夜时刻恰恰是思维最清晰的时刻。

内容来源：《高能要事：如何通过时间分类来提高时间管理效率》

3.1.5 第五步：检查回顾

又一个常见的场景出现了：有时候一天下来感觉也挺忙碌的，但快到了下班时间，我们才发现待办清单上还有好几件事都没有完成，这是为什么？

我们的大脑很难同时记住很多事情，所以列了清单之后一定要多次回顾。简单来说就是一日三省。

•前一天晚上：在日复盘当中列出明日计划

•早上到办公室的第一件事：检查当日待办清单

•下午上班前：检查上午的事项完成情况，并调整下午的计划

•下班前：检查今日事项的完成情况

这样，到了下班之前就已经做了 4 次今日事项的检查了，基本上不会有遗漏或者耽误的情况。

总结一下，做一份高效工作计划的流程是这样的：首先，列出当日的全部任务。其次，预估每件事需要的时间，然后预留出机动时间。接下来对刚才的任务进行排序分配，先排固定时间的，再按照优先级排剩下的工作。最后，每天至少要有 3 次的检查回顾，确保任务完成。

这 5 个步骤常看常新，一定要经常练习，才能真正的完全掌握。记得学完就练，才能知行合一。

3.2 规划工具推荐

Excel 表格：非常清晰，而且容易保存，比较适合大部分时间都在办公室办公的圈友；

日事清 App：比较适合工作很灵活，经常在外出差或者拜访客户的圈友。可以以周为单位来规划一整周的工作计划，看起来非常得清晰。手机、电脑、网页等多个平台都可以通用。

工具本身其实没有好坏，关键在于如何使用。那么接下俩选择一个你喜欢的工具，今天就开始行动吧。

四、基础时间的规划 @车纯纯

💡通过时间管理三分法，我们知道了一天的 24 小时，可以分为基础、蓄能、创造三大类。这其中，最重要的是基础时间，也就是睡眠、饮食、休息、清洁和陪伴家人。

在这一节，我们会讲讲基础时间规划的四个步骤：记录、调整、固定和优化。也会和大家介绍如何更好地使用这个非常经典的时间管理工具：番茄钟。

基础时间是人生的基石，也是我们每天都要做的事，应当以 “尽可能规律” 为目标，做进一步的规划和安排。

4.1 为什么规划基础时间？

•良好的睡眠让我们有充沛的精力，来面对工作中的挑战；

•健康的饮食让我们给身体及时补充能量；

•休息能避免我们透支自己的体力和脑力；

•清洁让我们拥有整洁宜人的面貌，悦人悦己。

特别需要注意的是，“陪伴家人” 也在基础时间的板块，因为亲密关系是我们幸福生活最根本的组成部分，因为工作繁忙或者自我提升，而借口没有时间陪伴家人，其带来的后果是无法想象的。

4.2 规划的四个步骤

基础时间主要包括睡眠、饮食、清洁和家庭，这部分的规划较为简单，一共有四个步骤，分别是记录、调整、固定和优化。

第一步：记录

前面我们提到过，人是惯性的产物，所以大量的行为是 “无意识的” ，在基础生活的部分尤其多，只是我们很少有机会从客观的视角观察过自己。而基础时间部分的事项，睡觉、饮食、清洁和家庭，又是每天都一定会做的事，积少成多，产生的时间浪费不可估量。

拿早起来说，现在很多人早上一睁眼，就会拿过手机开始刷，不知不觉半个小时，甚至一个小时就过去了。这个隐蔽的坏习惯不光浪费了最宝贵的晨间时光，还会让大脑一大早就接触到最刺激最易获取的信息，导致在白天工作中无法聚精会神去面对真正的难题。

所以，记录的目的，就是要先把自己一天从起床睁眼到睡觉的全部时间都记录一遍，找到自己行为中的惯性。

第二步：调整

例如，通过记录发现自己一睁眼就刷手机到不得不起床，早起的时间都浪费了，那就把早上睁眼后的时间，换成立即做到书桌前读半小时或者一小时书。这样同样的时间，就从「刷手机」调整为了「阅读」。

再比如，有的女孩子通过记录会发现，自己每天早上考虑穿什么衣服，换来换去就要花掉半个多小时。那就把「搭配衣服」的时间，从早上换到晚上睡觉前，还可以将衣橱整理一番，准备好几套固定的搭配，这样早上起来就可以直接选一套，穿着出门了。

这些通过一步步调整优化出来的时间，日复一日，聚沙成塔，能帮我们省下大量的时间浪费。

第三步，固定

改变一个旧习惯的方法，就是用一个新习惯替代它。但旧习惯之所以能成为习惯，一定是在我们的生活惯性中根植了很久的。所以当我们用早起看书替代早起看手机后，还需要坚持一段时间，通过不断重复将其稳定下来，用好习惯彻底代替坏习惯。

第四步，优化

从原则上说，基础时间越规律越好，比如固定的时间入睡和起床，固定的时长刷牙洗脸等。在这个过程中，我们可以进一步发现可以优化的空间。 比如刷牙的时候可以同步煮鸡蛋，休息时可以一边靠墙站一边看喜欢的电影，再比如打扫卫生这件事可以拆分为每天下班到家就做 10 分钟的随手打扫，然后每个周五或周六，再花 3 小时做一次大扫除。

这些细处的基础时间的优化和利用，都是在做的过程中逐步感悟到的，之后会慢慢形成一套自己的基础时间高效安排。

以我自己为例：

睡眠：一般会在 23：30 – 00：00 之间睡觉，早上 7：00 – 7：30 起床。

三餐：时间都比较固定。早餐是在 8: 15 – 8 ：30，有 15 分钟的时间；午餐是 12：00 – 12：20，20 分钟的时间；晚餐是 18：20 – 18：40，有 20 分钟的时间。

洗漱：早上洗漱化妆通常需要 30 分钟，晚上洗漱卸妆大概需要 15 分钟。

打扫：习惯每天做 10 分钟的随手打扫，每周五或周六进行一次 3 小时的大扫除。

家庭：每天和家人通话至少 30 分钟。

休息：每工作 50 分钟就休息 10 分钟。

通过一段时间的记录之后，你也会对自己的基础时间做到心中有数。这部分因为是每天的硬开支，千万不要因此而感到焦虑。既然每天一定要花时间吃饭，那吃饭的时候就不要再想着工作，想着客户，安心吃饭就好，其他基础时间的事项也是同理。

在基础时间部分，有两件事要特别强调一下：

•睡眠提升

一个人想要过高效的生活，最关键的就是要有规律和高质量的睡眠。而拥有良好睡眠的方法并不难，和时间规划一样，睡眠也不适合一上来就硬规划，我们可以采用三个步骤来优化：第一监测睡眠，第二找到规律，第三优化作息。

市面上记录睡眠的工具也有很多，比如睡眠手环、睡眠手表以及睡眠软件等等，大家可以根据自己的实际情况选择适合自己的工具使用。偶尔的熬夜或者偶尔的失眠都是非常正常的，关键是能够通过监测和调整，及时的回归到正常规律的睡眠当中。

另外，圈友杨涛也和大家分享了一些关于改善睡眠的方法，需要的小伙伴可以跳转到 10.3 了解。

•及时休息

现在我们办公的场景大多是坐着的，但是久坐的危害真的比我们想象的要大得多。

第一个事实：久坐和许多疾病相关。比如容易造成颈椎病、腰椎间盘突出，肌肉量减少，增加内脏脂肪， 二型糖尿病风险增加 88%，心脏疾病风险增加 14%，肺癌风险增加 27%，肠癌风险增加 30%，子宫癌风险增加 28%。大家也不用纠结说这些数据到底准不准确，我们只要牢牢地记住，久坐会影响到我们身体的方方面面。

第二个事实：运动和久坐其实是不能相互抵消的。也就是即使你每天都要运动两个小时，也不能弥补你久坐六七个小时甚至 10 个小时以上对身体造成的伤害。所以比起去加强运动，及时地休息可能更加重要。

4.3 规划工具推荐

1）番茄钟

说到休息，大家可能会想到非常经典的时间管理工具：番茄钟。

就是以 30 分钟为一个单位进行工作或学习，其中包括一个 25 分钟的专注时间和一个 5 分钟的休息时间。背后的原理是人的专注力其实只能持续 15- 20 分钟。

层面上来讲它是非常科学的，但是你会发现番茄钟中的 25 + 5 并不适用于职场。主要的原因有三个：

第一，时间太短， 25 分钟往往很多人刚刚进入工作状态。

第二，职场中很多时候，并不方便我们每 25 分钟就起来走动或者倒水休息。

第三，在职场的环境中，被打扰是一种常态。25 分钟集中精力是一种比较理想化的想法，不一定真的能实现。

所以我们可以把休息的方式切换成每工作 50 分钟，休息 10 分钟。在 50 分钟的时间里专注于工作，然后花 10 分钟集中来休息。比如会做一些倒水、上卫生间、简单的拉伸运动，以及检查一下当前的工作进度。

最简单的实现方式，就是电脑桌面闹钟提醒。如果是苹果的 iOS 系统，可以使用 Be Focused 这个软件，如果是 Windows 系统，它自带的电脑闹钟就已经够用了。

除此之外，每次休息之后还可以切换一下办公的姿势。比如第一个 50 分钟是坐着的，第二个 50 分钟就可以换成站着。现在能够帮助我们切换站坐姿的桌上桌以及落地桌都有很多，大家可以按需配置。

根据前面的记录和梳理，我们就可以得到一份按照时间来排列的基础部分的时间安排了。也许通过这几天的记录，大家发现了，其实我们每天的早中晚都会有一些固定的行程，这些行程属于每天都要做的事，并且它们越规律越好，这样我们就可以用行为惯性来节约意志力的消耗了。

五、蓄能时间的规划 @车纯纯